El análisis de puestos es una herramienta básica para la dirección de los RRHH en la empresa, a partir del cual se desarrollan el conjunto de actividades de esta área.
En el actual entorno laboral de constantes cambios
es indispensable un sistema sólido de análisis de puestos, ya que
constantemente se crean trabajos y los puestos más antiguos son rediseñados o
eliminados.
Objetivo y técnicas del análisis y diseño
de puestos
El análisis de los puestos de trabajo nace
y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las técnicas de la organización
científica del trabajo (división y especialización). Para esta escuela de
pensamiento organizativo, el principal objetivo que persigue la empresa es la
maximización del Bº a través de una especialización extrema del trabajo.
El análisis de puestos de trabajo es el
proceso que consiste en recopilar y organizar sistemáticamente información
relativa a los distintos puestos de trabajo, así el análisis de puestos de
trabajo identifica las tareas, cometidos y responsabilidades de un puesto de
trabajo en particular.
Podemos resumir diciendo que el análisis de
puestos consiste en recopilar información sobre el puesto y establecer sus
requisitos fundamentales y las habilidades para desarrollarlo de forma óptima,
dando respuesta a:
·
¿Qué tareas mentales y físicas
desempeña el trabajador?
·
¿Cuándo se realizará el
trabajo?
·
¿Dónde se llevará a cabo el
trabajo?
·
¿Cómo realiza el empleado su
trabajo?
·
¿Por qué se realiza el trabajo?
·
¿Qué competencias son
necesarias para desempeñar el trabajo?
El análisis de puestos puede ser
considerado como la base de la gestión de los RRHH, ya que a partir del mismo y
en función de los resultados obtenidos, se pueden planificar el resto de
variables. Por ejemplo, antes de formar a un trabajador, se deben conocer los
requerimientos del puesto que va a ocupar.
La
información obtenida en el análisis de puestos puede ser aplicada a las
siguientes actividades de RRHH:
Creación
de un nuevo puesto de trabajo: Cuando la empresa
decide crear un nuevo puesto de trabajo debe definir cuales van a ser las
funciones a realizar y las responsabilidades para ese puesto. A partir del
análisis de puestos se puede detectar la necesidad de crear un nuevo puesto de
trabajo.
Rediseño
de puestos de trabajo: es importante debido a los
cambios continuos que se dan en la tecnología, los métodos, etc.
Reclutamiento
y selección: el análisis de puestos proporciona
información sobre los requerimientos del puesto y las competencias necesarias
para desempeñarlo. Puestos altos reclutamiento externo, puestos bajos
reclutamiento interno.
Socialización: es necesario conocer las características del puesto para conseguir
la integración del trabajador.
Formación
y desarrollo: el análisis de puestos identifica las
necesidades de capacitación de cada puesto. La empresa debe dar la formación
necesaria al trabajador para que éste pueda desempeñar las tareas
especificadas.
Gestión
y planificación de la carrera profesional: La
descripción del puesto proporciona un estándar para la evaluación y comparación
de talentos.
Retribuciones
y prestaciones: Cuanto más significativos sean los
deberes y responsabilidades y mayores sean los requisitos de conocimientos,
habilidades y capacidades necesarias para desempeñar el trabajo, mayor será el
valor de ese puesto para la empresa.
Seguridad
a los empleados: peligrosidad de las tareas.
El análisis de puestos es importante porque
proporciona la basa para el establecimiento o evaluación de aspectos generales
de la organización tales como:
La
estructura organizativa: distribuye el conjunto de
tareas en unidades, divisiones, departamentos, secciones, etc.
Grado
de autoridad: autoridad para la toma de decisiones.
La descripción del puesto define el trabajo
en contenido y alcance. Supone elaborar un listado con las responsabilidades
que conlleva el puesto de trabajo, las condiciones, las responsabilidades, etc.
La
especificación de puestos: incluye los
conocimientos, habilidades y aptitudes para realizar correctamente las tareas
que requiere el puesto.
La
descripción del puesto
La descripción del puesto de trabajo es un
documento escrito que identifica, define y describe un trabajo mediante el
establecimiento de las tareas, deberes y responsabilidades.
Los
elementos que contiene una descripción del trabajo son:
·
Identificación del puesto: incluye el
título del puesto, el departamento, quien ha escrito la descripción del cargo y
las fechas del análisis del trabajo.
·
Resumen del trabajo: resume las obligaciones,
responsabilidades y el lugar que ocupa en la estructura de la organización.
·
Obligaciones y responsabilidades del cargo: explican que es lo que hay que hacer en el trabajo y cómo y porqué
se hace
·
Especificaciones del puesto: contiene
las especificaciones mínimas aceptables que un empleado debe poseer para
desempeñar un trabajo en particular. Son factores como requisitos educativos,
experiencia, rasgos de personalidad y habilidades físicas.
Con carácter general, existen 2 tipos de
descripciones del trabajo, específicas y genéricas:
Descripción específica del puesto de
trabajo: que es un resumen detallado de las tareas, obligaciones y
responsabilidades de un trabajo. Se ajusta mejor a estructuras de tipo
burocrático, con fronteras bien definidas entre áreas funcionales y distintos
niveles de dirección (jerarquía).
Descripción general del puesto de trabajo:
Se asocian a estrategias que destacan aspectos como la innovación y la
flexibilidad a través de una planificación amplia del trabajo. Se adecua mejor
a una estructura orgánica o plana sin fronteras en la que se busca un mayor
nivel de interacción entre trabajadores, los límites entre funciones y niveles
de dirección son bastantes difusos.
Recopilación
de información para el análisis y descripción del puesto
La descripción del puesto de trabajo es un
documento escrito que identifica, define y describe un trabajo mediante el
establecimiento de las tareas, deberes y responsabilidades.
Los
elementos que contiene una descripción del trabajo son:
Identificación
del puesto: incluye el título del puesto, el
departamento, quien ha escrito la descripción del cargo y las fechas del
análisis del trabajo.
Resumen
del trabajo: resume las obligaciones,
responsabilidades y el lugar que ocupa en la estructura de la organización.
Obligaciones
y responsabilidades del cargo: explican que es lo
que hay que hacer en el trabajo y cómo y porqué se hace
Especificaciones
del puesto: contiene las especificaciones mínimas
aceptables que un empleado debe poseer para desempeñar un trabajo en
particular. Son factores como requisitos educativos, experiencia, rasgos de
personalidad y habilidades físicas.
Con carácter general, existen 2 tipos de
descripciones del trabajo, específicas y genéricas:
Descripción
específica del puesto de trabajo: que es un resumen
detallado de las tareas, obligaciones y responsabilidades de un trabajo. Se
ajusta mejor a estructuras de tipo burocrático, con fronteras bien definidas
entre áreas funcionales y distintos niveles de dirección (jerarquía).
Descripción
general del puesto de trabajo: Se asocian a
estrategias que destacan aspectos como la innovación y la flexibilidad a través
de una planificación amplia del trabajo. Se adecua mejor a una estructura
orgánica o plana sin fronteras en la que se busca un mayor nivel de interacción
entre trabajadores, los límites entre funciones y niveles de dirección son
bastantes difusos.
Técnicas
para el diseño de puestos
Hay 3 etapas en el análisis de puestos:
·
Examen de la organización
·
Elección de puestos de trabajo
a analizar.
·
Recopilación de información
sobre el puesto
Tenemos varios tipos de información entre
las cuales se encuentran: Datos de tarea, datos del comportamiento, datos de
capacidades
·
Métodos:
·
Tradicionales
·
Estructurados
La descripción y la especificación del puesto
de trabajo.
Para recopilar la información se puede
utilizar diferentes métodos. Estos métodos pueden clasificarse como:
·
Tradicionales:
Entrevistas: El analista de RRHH muestra un nº de trabajadores afectados y
recaba información mediante una entrevista estructurada que incluye una serie
de preguntas relativas al trabajo.
Observación
directa: consiste en registrar las características
del trabajo a partir de la observación directa del mismo. Se utiliza para
trabajos rutinarios.
Diarios: Los trabajadores registran sus actividades cotidianas en un diario,
donde también anotan el tiempo que dedican a cada tarea.
Cuestionario: El trabajador cumplimenta una serie de preguntas estructuradas
sobre las características del trabajo relativas en conocimientos, capacidades y
habilidades, obligaciones y responsabilidades. Su principal ventaja es que son
económicos y de uso rápido.
Combinación
de métodos: utilización de una combinación de los
anteriores.
·
Estructurados:
Análisis
del inventario de tareas: Se utiliza para definir
los conocimientos, cualidades y habilidades necesarias para realizar
correctamente un trabajo, para lo cual se llevan a cabo 3 etapas: 1º
entrevista, 2º encuestas, 3º generación de una tarea mediante la matriz CCH.
Entrevista: consiste en desarrollar listados de tareas que forman parte del
trabajo.
Encuesta:
Se distribuye y se pide a los encuestados que
clasifiquen cada tarea en función de su importancia, frecuencia, etc.
Tareas
a través de la matriz CCH: la cual se utiliza para
calificar en qué medida son importantes los diferentes conocimientos,
cualidades y habilidades para realizar con éxito cada tarea.
Cuestionario
para el análisis del puesto: Determina el grado en
el que cada uno de los distintos elementos del trabajo están implicados a la
hora de realizar una determinada tarea.
Análisis
funcional del trabajo: Recopila información sobre
lo que hace el trabajador, métodos y técnicas que utiliza el empleado para
desarrollar su trabajo, maquinas, herramientas que utiliza, los materiales,
proyectos o servicios obtenidos por el empleado al desarrollar el trabajo.
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